Как сохранить документ из текстового редактора в формате PDF? Сохранение файла в формате PDF Что такое меню Файл

При работе с офисными документами Word, у пользователей возникает необходимость конвертировать документ Word в документ в формате PDF. Преобразовать формат DOC в PDF необходимо во многих случаях, о которых я расскажу ниже.

Программа Microsoft Word широко используется на предприятиях, довольно много пользователей работает с программой на личных компьютерах. Текстовый редактор Microsoft Word, в виде отдельного приложения, входит в состав офисного пакета Microsoft Office.

Документы Ворд сохраняются в современном формате «.docx» или в прежнем формате «.doc». Большинство пользователей по старинке все файлы формата Word именуют, как «DOC». Поэтому в данной статье в основном будет упоминаться формат «.doc», хотя все написанное имеет такое же отношение к формату «.docx».

Документы в форматах «.DOC» или «.DOCX» легко редактируются, а документы в формате «.PDF», наоборот, довольно трудно редактировать. Формат PDF имеет свою область применения: в ПДФ сохраняют документы отчетности, бланки, формы, электронные книги, инструкции и т. п. PDF - переносной формат, который одинаково отображается на любом компьютере или устройстве, что очень важно для определенных типов документов.

Перевод документа Word в PDF необходим в некоторых случаях, например, когда требуется создать электронную книгу, для защиты документа от внесения изменений, для пересылки документа по электронной почте и т. п.

В настоящее время, формат PDF поддерживают все основные браузеры, поэтому проблем с открытием файлов данного формата на любом компьютере не будет, даже, если там не будет специального просмотрщика для файлов данного типа. Документы Word (в форматах doc и docx) требуют наличие на компьютере программы Microsoft Word или приложения, поддерживающее открытие файлов в данных форматах.

Исходя из этих соображений, возникает необходимость преобразовать (конвертировать) файл из одного формата в другой. Правда, намного чаще требуется преобразование PDF в Word. Как конвертировать DOC в PDF?

Давайте рассмотрим бесплатные способы. Преобразовать doc в pdf бесплатно можно следующими способами:

• непосредственно в программе Word, если приложение установлено на компьютере
• из другого текстового редактора, поддерживающего формат Word
• с помощью онлайн сервиса для преобразования DOC в PDF
• при помощи виртуального принтера
• в специализированной программе для конвертирования DOC в PDF

В данной статье я расскажу, как сохранить документ Word в PDF в программе Microsoft Office (Microsoft Word 2016, Microsoft Word 2013, Microsoft Word 2010, Microsoft Word 2007), в бесплатных офисных программах (LibreOffice, OpenOffice), при помощи виртуального принтера в программе (Universal Viewer), поддерживающей открытие файлов формата Word.

Конвертеры doc в pdf в бесплатных версиях имеют ограничения, поэтому мы не будет их рассматривать в этой статье. Онлайн сервисы (конвертеры word в pdf) имею некоторые ограничения по сравнению с программами, подробнее о них я расскажу в другой раз.

Конвертируем doc в pdf в Word 2016

Сначала рассмотрим, как преобразовать файл DOC в PDF в программе Microsoft Word 2016.

Для перевода документа из Word в PDF в приложении Microsoft Word 2016 выполните следующие шаги:

• Нажмите на меню «Файл», а затем выберите «Экспорт».
• Во вкладке «Экспорт» выберите «Создать документ PDF/XPS», а потом нажмите на кнопку «Создать PDF/XPS». Можно использовать другой вариант: «Сохранить как», затем выбрать место сохранения и формат для сохранения файла.

• В окне «Опубликовать как PDF или XPS» выберите место сохранения, присвойте имя документу, выберите настройки оптимизации. По умолчанию предлагается стандартная оптимизация, подходящая для публикации файла в интернете и печати. Минимальный размер предполагает публикацию файла в Интернете с несколько худшим качеством. Нажмите на кнопку «Параметры…» для выбора других настроек.

• В окне «Параметры» выберите нужные опции для преобразования файла: параметры совместимости, какие страницы следует сохранить и т. д.

• В окне «Опубликовать как PDF или XPS» нажмите на кнопку «Опубликовать».

Документ, преобразованный из DOCX в PDF, откроется в программе для просмотра файлов в формате PDF на вашем компьютере (в данном случае, файл открыт в программе Adobe Acrobat Reader).

Как преобразовать файл DOC в PDF в Word 2013

Преобразование Word в PDF в программе Microsoft Word 2013 ничем не отличается от аналогичного действия в программе Microsoft Word 2016.

Перевод документа из word в pdf в Microsoft Word 2013 проходит в несколько этапов:

1. Войдите в меню «Файл», нажмите на «Экспорт».
2. Во вкладке «Экспорт» выберите «Создать документ PDF/XPS», а потом нажмите на кнопку «Создать PDF/XPS».
3. В окне «Опубликовать как PDF или XPS» выберите необходимые настройки, а затем нажмите на кнопку «Опубликовать».

Конвертирование Word в PDF завершено, можно открыть преобразованный файл.

Как сохранить документ word в формате pdf в Word 2010

С помощью программы Microsoft Word 2010 можно преобразовать файлы «.docx» или «.doc» в файл формата «.pdf».

В Microsoft Word 2010 конвертировать docx в pdf нужно следующим способом:

1. Войдите в меню «Пуск», нажмите на пункт «Сохранить как»
2. В окне «Сохранение документа», в поле «Тип файла» выберите формат PDF. Укажите имя для файла, выберите место сохранения, настройки оптимизации, при необходимости, измените другие параметры.

После этого, на вашем компьютере сохранится файл в формате PDF.

Как сохранить документ Word 2007 в PDF

Теперь посмотрим, как документ Word 2007 сохранить в PDF. Начиная с версии Microsoft Word 2007 SP1, Майкрософт внедрила надстройку - конвертер в PDF в состав программы Word.

Откройте документ в программе Word 2007, а затем выполните следующие шаги:

1. Нажмите на кнопку “Office”.
2. Выберите в меню «Сохранить как», затем «PDF или XPS», дайте имя файлу.
3. В окне «Опубликовать как PDF или XPS» выберите тип файла «PDF», параметры оптимизации: «Стандартная» или «Минимальный размер», с помощью кнопки «Параметры» измените настройки, если вас не удовлетворяют настройки по умолчанию.
4. Нажмите на кнопку «Опубликовать».

Как преобразовать Word в PDF в LibreOffice

На многих компьютерах установлены бесплатные офисные пакеты LibreOffice или OpenOffice, которые служат заменой Майкрософт Офиса. Данные программы поддерживают открытие файлов MS Word. В данных программах имеется функциональная возможность для сохранения документа в формате PDF.

Откройте документ Word в программе LibreOffice Writer, а затем выполните следующие действия:

• В меню программы нажмите на кнопку «Экспорт в PDF».

• В окне «Экспорт» выберите место сохранения, присвойте имя файлу, формат будет выбран автоматически.
• Нажмите на кнопку «Сохранить».

Сохранение файла Word в PDF в OpenOffice

Откройте файл в формате «doc» или «docx» в программе OpenOffice, пройдите по последовательным шагам:

• Войдите в меню «Файл», в контекстном меню выберите «Экспорт в PDF» (или нажмите на кнопку, расположенную на панели).
• В окне «Параметры PDF» выберите необходимые настройки во вкладках: «Общие», «Начальный вид», «Пользовательский интерфейс», «Ссылки», «Безопасность».

• Нажмите на кнопку «Экспорт».

Сохранение DOC в PDF при помощи виртуального принтера в Universal Viewer

В программах имеющих функцию печати, имеется возможность для сохранения файла в формате PDF, в случае установки в операционной системе Windows виртуального принтера. Об этом способе я уже подробно писал в этой статье.

В Windows 10 установлен виртуальный принтер Microsoft Print to PDF. Если на вашем компьютере нет виртуального принтера, установите на свой компьютер бесплатный виртуальный принтер, например, doPDF, Bullzip PDF Printer и т. д.

Еще нам понадобится любая программа умеющая открывать файлы в формате Microsoft Word. Я покажу весь процесс на примере программы Universal Viewer , которая служит для открытия файлов большого количества форматов.

Откройте в программе Universal Viewer документ Word, далее выполните следующие действия:

• Войдите в меню «Файл», в контекстном меню выберите «Печать…».
• Откроется окно «Печать», в котором необходимо выбрать принтер. В имени принтера отображаются все имеющиеся принтеры: физические и виртуальные. Выберите виртуальный принтер, ориентируйтесь по его названию. Для настроек печати нажмите на кнопку «Свойства», если нужно, измените параметры.
• Нажмите на кнопку «ОК».

• В окне «Сохранение результатов печати» присвойте имя файлу, выберите место для сохранения, а затем нажмите на кнопку «Сохранить».

Заключение

В случае необходимости, пользователь может бесплатно преобразовать документ Word (в форматах DOC или DOCX) в файл PDF. Конвертация в PDF происходит при помощи виртуального принтера и программ: Microsoft Word, LibreOffice, OpenOffice.

Хотя версия Word 2007 является устаревшей, она все еще установлена на компьютерах множества пользователей в качестве основного инструмента для создания текстовых материалов. В данной версии встроенной функции сохранить документ Word 2007 в PDF по умолчанию не существует.

Ранее существовала штатная надстройка, позволяющая выполнить данное действие, но в настоящий момент корпорация Microsoft больше ее не распространяет и не поддерживает.

В пакете обновлений Microsoft Word 2007 SP1 данная надстройка уже реализована на уровне рабочего функционала.

В этом случае сохранение документов из ворд в пдф ничем не отличается от обычного действия:

• Нажать значок “Office”;
• Выбрать в открывшемся меню «Сохранить как» и «PDF или XPS»;
• В окне параметров задать необходимую конфигурацию файла или оставить по умолчанию;
• «Опубликовать».

Сохранить в PDF с помощью виртуального принтера doPDF

Специальный конвертер doPDF устанавливается на компьютер в качестве дополнительного виртуального принтера. Официальный сайт doPDF находится по ссылке http://www.dopdf.com/ru/.

После скачивания установка производится в штатном режиме. Если на компьютере не установлен NET. Framework, программа установит его самостоятельно.

Процесс установки конвертера занимает некоторое время необходимое для поиска и проверки необходимых приложений и инструментов.

Для сохранения документ Word 2007 в PDF достаточно отправить его на печать, используя в качестве выходного устройства виртуальный принтер doPDF. Найти его можно в списке доступных устройств.

При необходимости можно задать индивидуальные параметры сохранения итогового документа.

Для редактирования документ открывается в Word 2007 и после внесения соответствующих изменений сохраняется повторно.

Сохранение документа Word 2007 в PDF онлайн

Сейчас существует большое количество онлайн конвертеров позволяющих преобразовать документ Word 2007 в PDF. Для этого необходим доступ в интернет, что не всегда удобно при работе локально.

Среди бесплатных онлайн конвертеров можно назвать сервис https://convertonlinefree.com/WordToPDFRU.aspx, в котором весь процесс происходит в несколько кликов мышкой. Итоговый документ скачивается на компьютер пользователя.

Чтобы не испытывать затруднений с преобразованием.doc файлов в pdf формат, можно воспользоваться предложенными выше способами или обновить версию Word 2007, установив пакет обновлений.

Версии Microsoft Word 2007 SP1 и выше имеют встроенный функционал для комфортного сохранения из Word в PDF.

Чтобы иметь возможность просматривать пдф документы, необходимо воспользоваться возможностями современных браузеров или установить бесплатный просмотрщик данного формата от корпорации Microsoft.

office.microsoft

Чтобы сохранить форматирование в файле при его передаче другим пользователям и промышленной печати, сохраните его в формате PDF непосредственно в приложении , не прибегая к другим программам или надстройкам. Формат PDF используется в следующих случаях:

• файл должен выглядеть одинаково на большинстве компьютеров;
• файл должен иметь небольшой размер;
• требуется совместимость с отраслевым стандартом.

В качестве примеров можно привести резюме, юридические документы, бюллетени, файлы, предназначенные только для чтения и печати, а также файлы, предназначенные для промышленной печати.

Тех же результатов можно добиться, сохранив файл в формате XPS.

Важно. После сохранения документа в формате PDF его невозможно преобразовать обратно в формат без специализированного программного обеспечения или надстроек сторонних разработчиков.

Access (таблицы и отчеты)

1. Откройте таблицу или отчет, которые требуется опубликовать в формате PDF.
2. На вкладке Внешние данные в группе Экспорт нажмите кнопку PDF или XPS .

1. В поле Имя файла введите или выберите имя документа.
2. В списке "Тип файла" выберите пункт PDF .

• Если требуется высокое качество печати документа, установите переключатель в положение .

Excel

Эти сведения также относятся к Microsoft Excel Starter 2010.

Примечание. Вы не можете сохранять листы Power View как PDF-файлы.

1. Откройте вкладку Файл .
2. Выберите пункт Сохранить как .
   Сохранить как в Excel 2013, необходимо выбрать расположение и папку.
3. В окне Имя файла
4. В списке Тип файла выберите пункт PDF .

• Стандартная (публикация в Интернете и печать) .
• Если качество печати не так важно, как размер файла, установите переключатель в положение .

OneNote

1. Откройте вкладку Файл .
2. Нажмите кнопку Экспорт .
3. В разделе Экспорт текущего элемента выберите часть записной книжки, которую необходимо сохранить в формате PDF.
4. В разделе Выбор формата выберите пункт PDF (*.pdf) и нажмите кнопку Экспорт .
5. В диалоговом окне Сохранить как в поле Имя файла введите название записной книжки.
6. Нажмите кнопку Сохранить .

1. Откройте вкладку Файл .
2. Выберите команду Сохранить как и выберите параметр, соответствующий части записной книжки, которую необходимо сохранить в формате PDF.
3. В разделе Сохранить раздел как выберите пункт PDF и нажмите кнопку Сохранить как .
4. В поле Имя файла введите имя для записной книжки.
5. Нажмите кнопку Сохранить .

PowerPoint

1. Откройте вкладку Файл .
2. Выберите пункт Сохранить как .
   Чтобы отобразить диалоговое окно Сохранить как в PowerPoint 2013, необходимо выбрать расположение и папку.
3. В окне Имя файла введите имя файла, если оно еще не присвоено.
4. В списке Тип файла выберите пункт PDF .

• Если файл требуется открыть в выбранном формате после его сохранения, установите флажок Открыть файл после публикации .
• Если необходимо высокое качество печати документа, установите переключатель в положение Стандартная (публикация в Интернете и печать) .
• Если качество печати не так важно, как размер файла, установите переключатель в положение Минимальный размер (публикация в Интернете) .

Project

1. Откройте вкладку Файл .
2. Выберите пункт Сохранить как .
   Чтобы отобразить диалоговое окно Сохранить как в Project 2013, необходимо выбрать расположение и папку.
3. В окне Имя файла введите имя файла, если оно еще не присвоено.
4. В списке Тип файла выберите пункт PDF и нажмите кнопку Сохранить .
5. В диалоговом окне Параметры экспорта документа укажите в пункте Диапазон публикации , следует ли Включить непечатаемые данные или использовать Совместимость с ISO 19500-1 (только для PDF).

Publisher

1. Откройте вкладку Файл .
2. Выберите пункт Сохранить как .
   Чтобы отобразить диалоговое окно Сохранить как в Publisher 2013, необходимо выбрать расположение и папку.
3. В окне Имя файла введите имя файла, если оно еще не присвоено.
4. В списке Тип файла выберите пункт PDF .
5. Если необходимо изменить способ оптимизации документа, выберите команду Изменить .

• Чтобы изменить разрешение изображения и непечатаемые сведения, щелкните пункт Дополнительно .
• Чтобы изменить параметры печати документа, выберите Параметры печати .
• По завершении нажмите кнопку ОК .

Visio

1. Откройте вкладку Файл .
2. Выберите пункт Сохранить как .
   Чтобы отобразить диалоговое окно Сохранить как в Visio 2013, необходимо выбрать расположение и папку.
3. В окне Имя файла введите имя файла, если оно еще не присвоено.
4. В списке Тип файла выберите пункт PDF .

• Если файл требуется открыть в выбранном формате после его сохранения, установите флажок Открыть файл после публикации .
• Если необходимо высокое качество печати документа, установите переключатель в положение Стандартная (публикация в Интернете и печать) .
• Если качество печати не так важно, как размер файла, установите переключатель в положение Минимальный размер (публикация в сети) .

Word

Эти сведения также относятся к Microsoft Word Starter 2010.

Ознакомьтесь с процедурой преобразования документа в формат PDF для приложения Word 2013.

1. Откройте вкладку Файл .
2. Выберите пункт Сохранить как .
   Чтобы отобразить диалоговое окно Сохранить как в Word 2013, необходимо выбрать расположение и папку.
3. В окне Имя файла введите имя файла, если оно еще не присвоено.
4. В списке Тип файла выберите пункт PDF .

• Если файл требуется открыть в выбранном формате после его сохранения, установите флажок Открыть файл после публикации .
• Если необходимо высокое качество печати документа, установите переключатель в положение Стандартная (публикация в Интернете и печать) .
• Если качество печати не так важно, как размер файла, установите переключатель в положение Минимальный размер (публикация в Интернете) .

Если вы обновили свою систему Office 2016 до 64-разрядной версии и на вашем компьютере установлено приложение Acrobat DC, при открытии файла Word на экране появится следующее сообщение об ошибке:

Решение: удалите файл надстройки

Надстройка PDFMaker поддерживается только 32-разрядной версией Office 2016 для Mac OS. Поскольку вы обновили свою систему Office 2016 до 64-разрядной версии, вы получаете указанное сообщение об ошибке.

Чтобы устранить ошибку, удалите файл надстройки (linkCreation.dotm) из следующего местоположения:

• ~/Library/Group Containers/UBF8T346G9.Office/User Content.localized/Startup.localized/Word

Одновременно отображаются два диалогового окна преобразования файлов в формат PDF, или преобразование завершается сообщением об ошибке

При конвертировании документа Word в формат PDF при помощи ленты Acrobat («Acrobat» > «Создать PDF») с использованием программы Mac Word 2016 (32-битная версия Word, 15.23.2 или более поздняя версия) может возникнуть следующая проблема:

• Вместо одного диалогового окна преобразования документа отображаются одновременно два окна. Сначала отображается диалоговое окно «Разрешить веб-службе преобразования файлов открывать и экспортировать определенные типы файлов?» с опциями «Разрешить» и «Запретить», а затем появляется диалоговое окно преобразования файлов Acrobat PDFMaker.
• Если в диалоговом окне «Разрешить веб-службе преобразования файлов открывать и экспортировать определенные типы файлов?» выбрать опцию «Запретить», «преобразование в формат PDF завершается сообщением об ошибке «Не удалось сохранить ссылки».

Решение: попробуйте различные параметры или настройки

Чтобы решить возникшую проблему, попробуйте выполнить одно из следующих действий:

• В диалоговом окне «Разрешить веб-службе преобразования файлов открывать и экспортировать определенные типы файлов?» выберите опцию «Разрешить» .
  -ИЛИ-
• Откройте Word, перейдите к «Word» > «Настройки» > «Безопасность и конфиденциальность» и выберите параметр «Использовать веб-службу Microsoft для открытия и сохранения определенных типов файлов».
  -ИЛИ-
• В диалоговом окне, открывающемся при нажатии кнопки «Создать PDF», в ленте Acrobat выберите опцию «Лучшие параметры для печати», а затем нажмите кнопку «Экспорт» .

Формат PDF, как известно, является универсальным, благодаря тому, что в любой программе для просмотра файлов такого типа и в любой операционной системе визуально содержимое документа не изменяется. Неудивительно, что практически вся техническая документация в электронном виде представлена с использованием именно этого формата. Но давайте посмотрим, как сохранить в PDF-формате какой-то документ самостоятельно. Сделать это можно несколькими простейшими способами и с любым типом исходных файлов или программ.

Как сохранить в PDF-формате любой документ: стандартная методология

Многие пользователи компьютеров об универсальной методике могут и не знать. Если вы работаете с Windows десятой модификации, вопрос того, как сохранить документ в формате PDF (причем независимо от типа исходного файла), решается совершенно элементарно, даже без использования сторонних средств или дополнительных инструментов.

Для этого можно использовать интегрированный в Windows 10 Microsoft Print to PDF. Тут главное условие - наличие программы для открытия начального файла. Что в офисных приложениях, что в графических редакторах, сначала необходимо открыть нужный файл и отправить его на печать. При выборе печатающего устройства как раз и нужно указать виртуальный принтер. Далее настройте выходные параметры с указанием файла в качестве выходного объекта (если это нужно), присвойте создаваемому файлу имя, выберите место сохранения и активируйте старт печати. По окончании процесса в указанной локации и получите объект PDF-формата.

Примечание: если вы по причине отсутствия в системе физического принтера в компонентах Windows отключили службу печати, виртуальный принтер будет недоступен, поэтому для его использования нужный компонент системы следует активировать заново.

Файл в формате PDF: как сохранить в «Ворде» 2010 и выше?

Поскольку текстовый редактор Word является среди пользователей особо популярным при создании разного рода документации, разработчики позаботились о том, чтобы применять сторонние программы не было необходимости. Тут есть собственные инструменты.

Так, например, вопрос того, как сохранить документ Word в формате PDF, решается самым стандартным способом. Нужно всего лишь открыть или создать текстовый файл, а затем при сохранении в типе документа выбрать формат PDF и указать нужное месторасположение сохраняемого объекта.

Сохранение документа в «Ворде» 2003

С версиями редактора ниже 2010, проблема того, как в Word сохранить формат PDF, решается не менее просто, хотя методика несколько и отличается.

В данном случае необходимо через файловое меню активировать строку создания и отправки, после чего из списка выбрать создание документа PDF/XPS, задать имя файла и место сохранения, после чего нажать кнопку публикации.

Кстати сказать, точно такая же функция имеется и более поздних версиях офисных программ, только там она вызывается путем активации экспорта.

Сторонние программы для сохранения

Если встроенные средства системы и офисных приложений пользователя не устраивают, всегда можно воспользоваться сторонними утилитами, коих на сегодняшний день разработано достаточно большое количество.

Проблема того, как сохранить в PDF-формате документ любого типа, имеет универсальное решение, которое состоит в том, чтобы использовать систему распознавания ABBYY FineReader. Только сканировать нужно не печатный материал, а указать открытие из файла, а после распознавания сохранить документ в нужном формате.

Если начальный экран с отображением необходимых задач не отключен, можно сразу же выбрать отправку в PDF-формат и указать исходный файл.